Changer la donne

« En effet, puisque SYRA fonctionnera en temps réel, le processus de modification-annulation de la révision d’un paiement, qui pouvait parfois...»

SYRA : LE PROJET DE LA RAMQ QUI CHANGERA BIENTÔT LA FACTURATION MÉDICALE

PAR MARIE-SOPHIE L’HEUREUX 

C’est le projet de la Régie de l’assurance-maladie du Québec (RAMQ) qui est sur toutes les lèvres dans le milieu de la facturation médicale au Québec depuis quelques mois. Dès le 4 avril prochain, SYRA (Système de rémunération à l’acte) sera implanté et prêt à être utilisé. D’ailleurs, d’ici le 31 décembre 2016, tous les médecins en exercice au Québec devront avoir migré vers ce nouveau système qui modifiera sensiblement le travail des concepteurs de logiciels et des agences de facturation.

Le système de facturation actuel au Québec date des années 1970. Par conséquent, les technologies et modalités de facturation sont encore celles qui prévalaient à l’époque. « Il y avait environ 600 codes de facturation. Aujourd’hui, c’est environ 14 000, explique Philippe Matteau, directeur de l’application et de l’évolution des ententes à la RAMQ. On avait besoin de simplifier la facturation. » Les ententes entre les fédérations et le gouvernement sont devenues très complexes et un changement s’imposait donc à la RAMQ, responsable d’appliquer ces ententes. C’est pour cette raison que la RAMQ permettra désormais une certaine modulation de la rémunération  médicale, chose impossible auparavant. D’ailleurs, c’est désormais la RAMQ, et non l’agence de facturation ou le médecin lui-même, qui effectuera le calcul des honoraires. Tout un changement de paradigme !

L’autre changement à venir avec la venue du projet SYRA, c’est l’abolition des modificateurs, comme les plages horaires. Ces modificateurs seront remplacés par des « éléments de contexte ». Certains autres éléments, comme les jours fériés, par exemple, seront quant à eux déjà intégrés au nouveau système et certaines informations seront désormais aussi formalisées. Selon la RAMQ, l’abolition des modificateurs permettra de parler un langage plus près de celui de la pratique médicale et des ententes.

Le changement n’est pas si costaud que ça quand on y regarde de plus près. Les ententes demeurent les mêmes ; les modalités et les codes ne changent pas. Ce qu’on veut, avec SYRA, c’est changer la façon de transmettre l’information et de la traduire. Avec ça, on vient simplifier le processus de facturation à l’acte », relativise Philippe Matteau.

CE QU’EN DISENT LES AGENCES DE FACTURATION

Nuancé sur la question, Kevin Martel, directeur régional en facturation médicale à l’agence Facturation.net, souligne que même si le changement amené par SYRA comporte des avantages, ce n’est pas toujours aussi simple à appliquer en réalité. « Tout changement demande un effort soutenu, surtout pour changer trente ans de facturation en moins de six mois afin que tous les médecins puissent prendre le virage en moins d’un an ». Il reconnaît toutefois que chaque négociation a son lot de complexité, et que chaque nouvelle règle est donc toujours un peu difficile à appliquer au début.

Pascal Versailles-Juneau, vice-président Finances chez Purkinje, une entreprise de technologies de l’information en santé et détentrice d’un logiciel de facturation, abonde dans le même sens : « Depuis un an, il a fallu déployer des efforts colossaux. Nous avons mobilisé nos équipes afin de pouvoir aider nos clients, particuliers et agences, à effectuer ce virage en douceur », souligne-t-il.

Sylvie Le Breux, directrice de l’agence de facturation qui porte son nom, elle, fait état d’autres impacts sur les agences comme la sienne, dont le volume de clients est moindre : « Notre agence est liée à un fournisseur logiciel indépendant et nous en sommes directement tributaires. Ce n’est pas évident de savoir comment ça va se passer quand l’information entre au compte-gouttes et que ce changement doit s’opérer dans des délais aussi courts. On ne peut même pas encore évaluer combien vont coûter ces changements. »

Kevin Martel, quant à lui, ajoute que les avantages de SYRA sont tout de même intéressants, à commencer par l’élimination du papier, mais aussi l’abolition des prépaiements et des demandes de révision. En effet, puisque SYRA fonctionnera en temps réel, le processus de modification-annulation de la révision d’un paiement, qui pouvait parfois prendre jusqu’à trois mois, sera résolu instantanément, et ce, dès le dépôt d’une demande de modification. Donc, si le médecin ou son agence de facturation se trompe dans une demande de paiement, la correction pourra se faire instantanément.

« Cela dit, précise-t-il, puisque c’est la RAMQ qui va désormais calculer les honoraires, les agences perdent leur pouvoir de s’assurer que la RAMQ fait bien son travail. Comme le rôle de la Régie est d’appliquer les règles, c’est elle qui va expliquer le calcul des honoraires pour chaque paiement. Les agences, de leur côté, devront procéder à des vérifications manuelles. C’est quand même une perte de contrôle sur le montant réclamé pour les médecins et leur agence. »

UNE TRANSITION TROP RAPIDE ?

De nombreux efforts ont été fournis par la RAMQ auprès de médecins, des fédérations médicales et du ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) afin de valider les changements proposés par SYRA pour les rendre opérationnels. Or, le deuxième défi à abattre, non moins colossal, reste celui d’informer et de former les médecins adéquatement afin qu’ils adoptent le nouveau système dans les plus brefs délais, que ce soit sur le site de la RAMQ ou par l’entremise de leur agence de facturation. À la RAMQ, on nous a dit qu’on ne comptait pas formaliser de programme de formation, mais qu’on rendrait accessibles les nouveaux guides et manuels de facturation. « Il y aura aussi une option “SYRA” pour les professionnels et les agences sur la ligne téléphonique dédiée de la RAMQ, rapporte Philippe Matteau. Nous déploierons des effectifs pour répondre aux questions de tous les professionnels qui devront éventuellement travailler avec SYRA. » Philippe Matteau ajoute que beaucoup d’informations ont aussi été transmises aux concepteurs de logiciels de facturation qui font affaire avec les agences.

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Toutefois, en imposant malgré elle un changement aussi rapide aux concepteurs de logiciels et aux agences, la RAMQ rend ces derniers responsables de trouver le meilleur moyen d’informer adéquatement les médecins, et vite. Pour les agences de facturation et les concepteurs de logiciels, c’est donc un gros morceau à engloutir depuis quelques mois, car tout doit être fait en quatrième vitesse, et parfois, avec très peu d’information en mains. « Nous faisons tout ce que nous pouvons pour communiquer avec nos 2000 clients de façon efficace et ciblée, précise Pascal Versailles-Juneau. Envois postaux, contacts proactifs au téléphone, nous voulons vraiment que l’impact sur les médecins ou leur agence soit le moins grand possible. Notre rôle, c’est de rassurer les clients inquiets qui nous appellent sur ce qui s’en vient. »

Les agences, quant à elles, doivent s’assurer que ces changements soient bien compris de leur clientèle afin d’éviter une transition trop précipitée. Chez Facturation.net, qui a son propre logiciel de facturation, on a saisi la balle au bond. « Nous sommes en tournée présentement à travers le Québec pour donner des séances d’information sur SYRA explique Kevin Martel. C’est un changement de cap important et on reçoit beaucoup d’appels sur cette question. Nous faisons tout pour préparer les médecins à cette nouvelle réalité. » Malgré les changements imminents et la gratuité du système en ligne de la RAMQ, Sylvie Le Breux, quant à elle, a confiance que l’agence Sylvie Le Breux arrivera à prendre le virage imposé par la RAMQ : « Faire affaire avec une agence, c’est effectuer une conciliation des états de compte et c’est faire affaire avec quelqu’un qui nous connaît et qui connaît aussi la révision de la facturation. Ça fait gagner un temps précieux au médecin et c’est ce qu’on fait de mieux.»

COÛTS ET OBLIGATIONS

Selon l’agence à laquelle les médecins confient leur facturation, SYRA ne coûtera pas forcément moins cher aux médecins. Selon Kevin Martel, rien ne sera simplifié avec SYRA, à l’exception des éléments de contexte. « En raison de la rapidité du changement, cela risque de coûter plus cher… aux agences ! »

questionquizEn contrepartie des possibles coûts associés à ces changements, les médecins doivent savoir que SYRA ne changera toutefois pas leurs obligations s’ils effectuent leur facturation par l’entremise d’une agence. Il n’y aura donc ni nouvelle obligation ni modification réglementaire. Il n’en demeure pas moins que tous les médecins devront prendre le virage SYRA, car il n’y aura pas de dérogation possible, nous a bien informé la RAMQ. Par conséquent, le virage pourrait poser davantage de défis pour les médecins qui utilisaient jusqu’ici la facturation papier. « Le traitement du papier coûte de l’argent et ce que nous voulons, au 31 décembre 2016, c’est d’éliminer le papier formellement, explique Philippe Matteau. » Docteurs, préparez-vous donc ! Appelez votre agence de facturation, votre concepteur logiciel ou la RAMQ et consultez les nouveaux guides et manuels de facturation : SYRA s’en vient… et très vite à part ça !

A propos de Marie-Sophie L'Heureux

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Marie-Sophie L’Heureux est la rédactrice en chef et éditrice de Santé inc. Elle est également collaboratrice santé à Radio-Canada, critique gastronomique au Guide restos Voir et pigiste pour d’autres médias.

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