Choisir et implanter son DME

Les médecins utilisant un dossier électronique complet depuis plus de six mois ne veulent plus retourner en arrière. « C’est ce qu’affirme toute la littérature sur le sujet...

Informatisation en cabinet et en GMF

PAR: GUY SABOURIN  
EN COLLABORATION AVEC L’ASSOCIATION MÉDICALE DU QUÉBEC

Les médecins utilisant un dossier électronique complet depuis plus de six mois ne veulent plus retourner en arrière. « C’est ce qu’affirme toute la littérature sur le sujet et ça vaut aussi pour nous, c’est très clair », lance l’un des pionniers québécois en matière d’implantation de dossier médical électronique (DME), le Dr Jean-François Rancourt. Il a plongé dans l’aventure du DME en 2003, d’abord pour lier entre elles trois cliniques à Montmagny qui sont de-venues, au fil du temps, un GMF de 34 médecins comptant sept points de service.

« Nous gagnons énormément de temps dans le processus de travail. La qualité des informations dans les dossiers est très grande», résume celui qui a aussi réussi à éliminer presque tout le papier dans sa pratique.

Les nombreux médecins de première ligne qui ne l’ont pas encore fait ont maintenant de bons arguments pour implanter le DME. En plus des raisons professionnelles qu’évoque Jean-François Rancourt, il faut savoir que le gouvernement distribuera 60 M $ aux médecins qui feront la transition du papier vers l’électronique au cours des quatre prochaines années. « Avec cette mesure, nous prévoyons rejoindre 5 200 médecins de première ligne », a déclaré par voie de communiqué le ministre de la santé, Réjean Hébert, en novembre 2012.

LA DIFFICULTÉ, C’EST L’IMPLANTATION

Mais passer du papier au numérique ne se fait ni en une semaine ni en un mois. Le processus s’étire facilement sur plus d’un an. Personne ne peut avaler la bouchée d’un seul coup.

« Il faut aussi s’y préparer plusieurs mois d’avance pour déterminer assez précisément ce qu’on veut», assure le Dr Éric Paradis, un autre pionnier devenu expert, qui peut faire profiter de son expérience les médecins tentés par l’aventure de l’informatisation. Il a installé un DME reliant entre eux les 20 médecins d’un GMF de Rivière-du-Loup répartis sur cinq sites. Il agit aussi comme expert consultant en informatique pour la région du Bas-Saint-Laurent. « Nous avons un grand retard au Québec sur l’implantation du DME, par rapport aux autres provinces », estime-t-il.

Le personnel de la clinique ou des points de service affiliés au GMF doit d’abord suivre la formation initiale. Il est également crucial qu’un membre de l’équipe à l’aise en informatique devienne personne ressource. Elle recevra des formations additionnelles et en fera bénéficier l’équipe. On viendra la voir en cas de pépin. « Elle pourra aussi prendre le contrôle à distance de l’ordinateur d’un médecin qui a immédiatement besoin d’aide, et c’est là une des clés du succès », ajoute Éric Pa-radis. Un médecin, une infirmière ou une secrétaire médicale peuvent jouer ce rôle.

« La formation doit se faire par petits modules. Les gens doivent évoluer par petits pas », a découvert Jean-François Rancourt. Il a d’ailleurs mis la main à la pâte en préparant de courtes vidéos de deux minutes, qu’il a fait parvenir aux membres de l’équipe par courriel. Par exemple, comment inscrire dans une note clinique les habitudes tabagiques d’un patient. Les médecins la regardent et apprennent quelque chose sur-le-champ.

Il importe aussi de revoir de temps en temps l’utilisation que les gens font du DME. On veut éviter qu’ils s’enferment dans de mauvaises habitudes et les inciter à utiliser le plus possible les fonctions du logiciel. « Je le conseille vivement », dit Jean-François Rancourt.

Les médecins n’étant experts ni en informatique ni en gestion du changement, il est crucial qu’ils soient accompagnés lors du processus de changement par des firmes ou des entreprises capables de gérer du changement dans le domaine complexe de la santé. Les autres provinces canadiennes ont opté pour de l’expertise provenant de pairs et rattachée à l’association médicale provinciale.

Le Québec opte plutôt pour l’accompagnement par une firme de services-conseils, au choix des médecins. Celle-ci accompagne l’équipe, étape par étape, tout en permettant à la clinique de continuer à fonctionner. « Chaque projet est unique selon les personnes impliquées, la culture de l’organisation, l’environnement physique, la technologie existante et à implanter, les processus et la structure internes », explique Michel Boivin, conseiller principal de la firme de services-conseils CGI. L’approche gagne donc à être personnalisée.

C’est aussi ce que croit Éric Paradis. Le point de départ de chacun diffère grandement. « Certains utilisent déjà des ordinateurs, d’autres s’étonnent de voir la souris bouger sur l’écran. Il faut vraiment prendre chacun où il est et le faire cheminer en l’accompagnant », soutient-t-il.

L’organisme américain Healthcare Information and Management Systems Society (HIMSS) a produit un modèle qui résume toutes les étapes qui font passer une clinique du papier à l’informatisation totale. Un modèle qu’Éric Paradis trouve très crédible (voir encadré 1). « Tout le monde passe par les mêmes étapes », dit-il.

 

LE COUP DE POUCE DE L’AMQ

L’Association médicale du Québec compte accompagner ses membres dans le processus de changement. Elle diffusera des capsules d’information sous forme webinaire interactif en temps réel avec la possibilité de les revoir en différé. Seront traités plusieurs sujets reliés à l’implantation du DME. Par exemple, les détails du programme de subvention, les étapes d’implantation, la sécurité, etc. L’AMQ offrira aussi un soutien/accompagnement pour l’obtention de la subvention. Les médecins qui le désirent pourront se faire accompagner par la firme de sercices-conseils CGI, à moindre frais que le prix du marché, en profitant d’un rabais de volume.

 

POURQUOI SE MUNIR D’UN DME ?

Les raisons se divisent en deux catégories : améliorer le volet clinique de la pratique et la gestion de la clinique.

Le DME permet une vue globale du dossier en un seul coup d’œil. S’y greffent des outils d’aide à la décision, particulièrement utiles pour des patients plus complexes. Par exemple, des alertes à l’interaction ou à l’allergie surgissent lors de la prescription d’un médicament. Le logiciel rappelle également que tel patient a besoin de son examen ou d’un test de laboratoire périodique. Il facilite l’échange d’information avec les infirmières ou avec n’importe quel spécialiste ou médecin de la clinique qui a besoin du dossier ou d’une de ses parties. « Le médecin peut également utiliser le DME pour inciter ses patients à se prendre en charge, par exemple en leur fournissant un graphique sur l’évolution de leur taux de cholestérol ou d’hémoglobine, illustre Michel Boivin. Il peut aussi imprimer des feuillets informatifs. »

Le DME évite la manipulation physique des dossiers à l’arrivée du patient et le temps perdu à chercher un dossier mal classé. À la demande d’une patiente, le médecin peut instantanément vérifier une donnée dans le dossier du conjoint ou d’un enfant. Les professionnels d’une équipe multidisciplinaire qui ne sont pas dans les mêmes lieux physiques de travail ont accès au même dossier tous en même temps.

Le médecin peut aussi évaluer la charge de travail de sa journée (rendez-vous, consultations, gardes ou documents à approuver), faire le point sur les résultats d’analyse reçus ou en attente, voir en un coup d’œil les résultats anormaux ou prendre connaissance du sommaire de la dernière visite d’un patient. Il peut rédiger une ordonnance à partir de son DME, qui garde en mémoire tous les médicaments du patient. Parfaitement lisible pour le pharmacien, l’ordonnance inclut l’identification du patient et du médecin, le diagnostic de la visite et son dernier poids lors de la dernière pesée.

Le médecin inscrit ses notes au dossier. Certains le font sur un dictaphone électronique et remettent la tâche d’écrire et d’entrer les informations aux bons endroits à la secrétaire. « Il faut autant que possible éviter d’utiliser la tablette numérique pour noter puisque les données inscrites ne peuvent servir par la suite », indique Éric Paradis [NDLR : ces données ne sont pas notées dans des champs précis du DME. Ces champs une fois complétés peuvent ensuite compiler de l’information]. Prendre l’habitude de placer l’information dans les bons champs du DME ajoute une plus-value à l’information, plus-value dont profiteront largement les médecins.

Le Dr Rancourt et les médecins du GMF ont très vite apprécié le dossier commun pour des cliniques distantes, la réception automatique des résultats de laboratoire, le prescripteur aviseur, un seul index des rendez-vous pour le GMF doublé d’un sous-index pour chacune des cliniques, l’agenda électronique et les notes cliniques disponibles à tous en temps réel. « Par exemple, la réception électronique des 280 000 résultats annuels de laboratoire libère à elle seule de 20 à 25 % du temps de nos secrétaires médicales », illustre Jean-François Rancourt.

« Au début il faut consacrer du temps pour entrer un certain nombre de données dans le DME, ajoute-t-il. Mais quand c’est fait, on récupère l’équivalent d’au moins 30 à 40 minutes par jour. » Pas mal !

Les médecins ont vite compris l’énorme avantage de l’informatisation. En plus des avantages précités, l’application peut aussi générer un sommaire du patient comprenant ses antécédents, ses allergies, ses médicaments, ses tests de labo, ses rapports d’imagerie, etc., le tout tenant sur une feuille ou deux. « Nous pouvons demander une consultation en gastro, puis imprimer ce sommaire qui renvoie une image fidèle du patient. Avant, sur papier, c’était long et difficile à rassembler », illustre Jean-François Rancourt.

 

CONSERVER DU PAPIER OU PAS ?

Tout ce qui est stocké sous forme papier à la clinique n’a pas forcément besoin d’être transféré dans le DME. « Je n’ai pas besoin d’y inscrire votre rhume d’il y a dix ans, mais un cancer de la prostate, je veux le voir », illustre Jean-François Rancourt. Ce qui relativise le passage intégral à l’électronique.

Les médecins, aidés des secrétaires médicales, ont deux options ; numériser des pages de dossier papier pour les inclure dans le DME ou, ce qui est encore mieux, les convertir, de telle sorte que les données soient lisibles, analysées et exploitables par le DME. « La conversion est beaucoup plus utile, mais elle implique un coût », précise Michel Boivin.

La voie hybride peut également convenir. Elle consiste à convertir certains documents, par exemple les dossiers des patients actifs, et à numériser ceux qui ne sont pas venus depuis plus d’un an ou deux. « Il est également intéressant de convertir l’ensemble du dossier d’un cas plus lourd pour pouvoir profiter de l’historique complet et de l’analyse des données », fait valoir Michel Boivin.

Une chose est certaine : en cas de feu, les dossiers électroniques ne sont pas perdus, parce qu’un expert vous aura recommandé de stocker la copie de sauvegarde en dehors de la clinique !

 

EN GROUPE PLUTÔT QU’EN SOLO

Durant l’été 2011, les résidents de l’unité de médecine familiale de Rouyn-Noranda ont choisi pour thème de recherche l’implantation du DME. Ces jeunes médecins se surprenaient de la persistance des dossiers papier en 2012, alors qu’ils estimaient plus simple de travailler avec un DME.

« Nous nous sommes donc demandé comment contribuer à faire avancer le dossier de l’implantation du DME en première ligne dans la région de l’Abititi », explique celui qui a dirigé leur projet, le Dr Antoine Boivin, actuellement chercheur au département de médecine familiale de l’Université de Sherbrooke.

L’ensemble des médecins responsables des GMF songeait déjà à se doter d’un DME commun pour la région. « Nous y avons ajouté une démarche structurée d’évaluation des logiciels de DME accrédités par le ministère », précise Antoine Boivin.

Les médecins du DRMG et des GMF se sont entendus sur des critères d’évaluation, ont établi un scénario clinique et ont invité les cinq fournisseurs de DME accrédités (il y en a aujourd’hui sept) à faire la démonstration du fonctionnement de leur logiciel devant une cinquantaine de personnes, surtout des médecins, réunies pour l’occasion en décembre 2011. À la fin de chaque présentation, les participants ont rempli une grille d’évaluation sur chacun des DME : convivialité, perception de la facilité d’utilisation, pertinence des données, etc. Au moment de mettre sous presse, deux logiciels s’étaient clairement démarqués.

FAITS SAILLANTS DU PROGRAMME QUÉBÉCOIS D’ADOPTION DU DOSSIER MÉDICAL ELECTRONIQUE (PQADME)

Pour ceux qui n’ont pas encore acquis de DME ou qui l’ont fait depuis le 1er avril 2012, en cabinet privé hors GMF :

  • Remboursement de 70 % de l’équipement (ordinateur, écran, souris, clavier, serveur, imprimante, numériseur, logiciels, installation, unité UPS) jusqu’à 3 500 $ maximum, taxes en sus. Rappelons qu’il faut que ce soit l’un des sept logiciels accrédités par le ministère.
  • Un commutateur à 146 $ maximum et deux liaisons internet à 2 400 $ par année maximum par cabinet privé qui n’est pas GMF.
  • Remboursement de 70 % du câblage non récurent jusqu’à 210 $ maximum par médecin.
  • Remboursement de 70 % des coûts d’introduction du DME (migration des données, numérisation, formation par les fournisseurs de DME, soutien technologique et professionnel) jusqu’à 3 500 $ maximum.
  • Remboursement de 70 % du coût d’acquisition et d’exploitation des licences des logiciels, mises à jour, hébergement de données et soutien du fournisseur jusqu’à 1 400 $ par année par médecin.
  • Somme non récurente de 2 200 $ par médecin en gestion du changement pour participer à des journées d’information sur le DME, des ateliers ou des mentorats.
  • Un forfait total de 3 600 $, à raison de 600 $ par mois durant 6 mois, pour compenser le temps consacré à intégrer le DME à sa pratique.

Tout médecin qui a installé un DME entre le 1er janvier 2011 et le 1er avril 2012 a droit aux mêmes remboursements, à l’exception du dernier item. Ceux qui l’ont acquis avant ont aussi droit à certains remboursements. Chacun des médecins au sein d’un GMF a aussi droit aux mêmes sommes, sauf en ce qui concerne l’acquisition d’équipement matériel. Les médecins en cabinet privé ou en GMF auront aussi droit à des sommes additionnelles quand ils adhéreront au DSQ. Il s’agit d’ailleurs de l’une de leurs obligations pour recevoir l’aide financière du PQADME. Ils devront se raccorder au DSQ dans les trois mois suivant la fin de l’implantation ou dès qu’il sera offert dans leur région.

Comme tout programme gouvernemental, le PQADME est riche en « pourvu que », « à moins que » et « à condition de ». C’est pourquoi nous vous recommandons, pour déterminer ce à quoi vous avez droit, de lire attentivement le programme complet d’aide financière.

Vous pourrez aussi y télécharger les formulaires dont vous aurez besoin pour la demande. D’autres informations pertinentes sont disponibles sur l’infolettre 201 de la RAMQ, datée du 15 novembre 2012.

Un centre d’information DME au ministère a été mis sur pied pour les médecins.
Par téléphone : 418 527-5211, poste 5050.
Par courriel : 00_DSQ_PQADME@ssss.gouv.qc.ca

Ces deux fournisseurs ont été sollicités pour une deuxième journée, en mai 2012, où on a encore réuni une cinquantaine d’évaluateurs. Cette fois, ces derniers ont exploré en profondeur les fonctionnalités médico-administratives, les coûts et le soutien à l’implantation, la sécurité, etc. Au terme de l’exercice, ils ont adopté un logiciel unique, qui, au moment de mettre sous presse, faisait toutefois toujours l’objet de révisions.

Pour le Dr Boivin, il est clair que le choix d’un DME est un processus collectif qui gagne considérablement à être fait en groupe. Le Dr Éric Paradis pense exactement la même chose et a d’ailleurs fait un exercice semblable pour sa région, le Bas-Saint-Laurent. « Les besoins, finalement, se ressemblent assez d’un médecin à l’autre », explique-t-il. Seul le point de départ diffère ; certains utilisent les ordinateurs depuis belle lurette, d’autres pas. « Il faut vraiment prendre chacun où il est et le faire che-miner en l’accompagnant », soutient Éric Paradis, qui ne voit pas de meilleure formule que l’accompagnement par les pairs.

« Nous ne sommes plus à l’époque où chaque médecin travaillait seul dans son bureau et choisissait ses propres outils de travail », ajoute Jean-François Rancourt. Pour lui, soutenir une démarche d’évaluation collective est primordial. « Le DMRG, l’agence et la table des chefs de GMF ont vraiment joué un rôle structurant et ça, c’est un élément-clé du succès de la démarche. » En fait, cette démarche était tellement structurante que certains GMF, qui avaient déjà commencé à implanter un autre logiciel, ont fait marche arrière sans s’en formaliser.

En évaluant les logiciels, les médecins ont également pu reconnaître les besoins qu’ils voulaient combler avec un DME. La gestion des résultats de laboratoire, des médicaments et l’accès à des aides à la prescription ont été au sommet de leurs préoccupations. « Ils veulent d’abord répondre à des besoins cliniques de base, avant de songer à exploiter les données secondaires », explique Antoine Boivin. Ces dernières rendent possibles les suivis populationnels, une des responsabilités des médecins en GMF. « Nous n’avions pas encore les outils pour le faire ; le DME nous les fournit », précise Éric Paradis.

Le processus d’implantation comme tel et la période de transition entre le papier et le numérique interpellent beaucoup les médecins. « Seuls, nous sommes dépassés », ont évoqué les médecins de l’Abitibi. « Investir dans des structures de coordination peut permettre d’économiser beaucoup d’argent et éviter la duplication des coûts », croit Antoine Boivin.

La capacité pour une région et pour plusieurs acteurs aux intérêts et aux besoins très différents de s’entendre sur un logiciel unique est à ses yeux un des résultats importants de sa recherche. « Ça aide à briser les silos d’information », ajoute Éric Paradis. La formule pourraitelle s’appliquer aux grandes villes ? Ça reste à voir.

« Ce qu’on a démontré au plan scientifique, c’est qu’il est possible de favoriser un processus de consensus pour le choix commun d’un DME. L’intention d’utiliser un DME a augmenté chez les participants et même chez les personnes plus ou moins familières avec l’informatique, ce qui crée en retour un climat favorable à l’implantation d’un DME. »

 

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