Scribe à la rescousse

Le médecin peut-il trouver son bonheur dans les tâches ingrates comme ajouter des notes au dossier et remplir des formulaires ? Oui : en les faisant faire par quelqu’un d’autre ! Le scribe médical peut en effet lui fournir de l’aide pour cette partie de son travail.

Pour faire court, disons que le scribe médical assiste à la rencontre médecin-patient, transcrit l’information au dossier en temps réel et remplit les divers formulaires pendant que le médecin examine son patient et lui parle.

« Quand je ne travaille pas avec un scribe, j’ai de la difficulté à venir au travail », lance le Dr Alan Azuelos, un omnipraticien rattaché à l’urgence de l’Hôpital général juif.

Il a mis en œuvre un projet d’un mois en juin 2016 : munir tous les médecins de l’urgence de l’hôpital d’un scribe, histoire de voir comment ça allait se passer pour les médecins et pour les patients et dans le but d’améliorer les services aux patients. « Après, tout le monde a dit “Je veux travailler avec un scribe”, et ça a déclenché un mouvement très fort dans notre unité, explique Alan Azuelos. Aujourd’hui, environ trente-cinq médecins de l’urgence utilisent des scribes. Certains le font 100% du temps, d’autres moins. »

Fait à noter, à l’Hôpital général juif, ce sont les médecins qui paient les scribes de leur poche. Selon nos renseignements, le tarif serait de plus ou moins 15 $ l’heure, bien qu’il ne nous ait pas été possible d’obtenir le montant exact. Ailleurs, les ententes peuvent différer.

UN VRAI SOULAGEMENT

Alan Azuelos précise que la documentation est plus difficile à l’urgence. Il doit trouver un ordinateur libre, ouvrir l’application, entrer un mot de passe, ouvrir plusieurs fenêtres et naviguer là-dedans tandis que le patient attend. « C’est pénible de faire tout ça, car à l’urgence nous sommes toujours en train de bouger », indique-t-il.

Le scribe, lui, utilise un ordinateur posé sur un chariot durant la consultation, et toutes les applications nécessaires sont déjà ouvertes. Après entente avec différents services de l’hôpital, il a son propre accès au dossier patient et son mot de passe. Si le patient dit « J’ai eu un scan la semaine dernière et je suis venu ici il y a un mois, mais je ne me rappelle pas pourquoi », le médecin peut demander au scribe : « Ouvre le dossier antérieur, ouvre le sommaire, ouvre les contre-indications et les effets secondaires des médicaments. »  « On a l’idée, on le verbalise, et le scribe le fait pour nous en même temps qu’on examine le patient, illustre Alan Azuelos. Ça nous permet d’augmenter le temps entre médecin et patient et d’avoir rapidement toute l’information vitale pour traiter », détaille-t-il. « Les médecins regardent trop leur ordinateur », critiquent souvent les patients. Certains ont l’impression de ne pas être écoutés. « Avec le scribe, le médecin conserve un contact réel avec le patient », fait observer le Dr Hugo Viens, président de l’Association médicale du Québec (AMQ), qui a rencontré les médecins de l’Hôpital général juif travaillant avec des scribes. Il ajoute que la note est plus exhaustive et mieux documentée que lorsque le médecin la rédige lui-même. « Pas de doute, je serais ouvert à une collaboration de ce genre », dit-il.

UNE PRÉSENCE  ACCRUE DANS LES MILIEUX

Depuis une quinzaine d’années aux États-Unis et plus récemment au Canada, ce nouveau type de bras droits du médecin gagne en popularité. Il y en aurait environ 15 000 en activité aux États-Unis, et leur nombre devrait passer à 100 000 en 2020, estime Scribe America, le plus gros employeur américain de scribes, qui exerce maintenant aussi au Canada sous le nom de ScribeCanada. C’est chez cette firme qu’Alan Azuelos a trouvé les scribes pour l’urgence de son hôpital. Il ne nous a pas été possible de savoir combien de scribes travaillent actuellement au Canada.

Selon la plupart de nos sources, la satisfaction de tous serait au rendez-vous. Le médecin d’abord, qui n’a plus l’impression de perdre trop de son temps pour rédiger ses notes et noircir des formulaires. Ensuite, le patient, qui se trouve en présence d’un clinicien plus disponible, qui le regarde et qui l’écoute. Puis le scribe lui-même, souvent un individu se destinant à devenir professionnel de la santé et qui s’estime chanceux de pouvoir exercer un travail dans l’univers médical réel en attendant d’être un professionnel de la santé certifié. Et enfin l’équipe, qui profite de la présence de médecins plus détendus.

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Diverses études ont également chiffré la productivité du médecin à la hausse. L’une d’entre elles1 a été conduite en 2015 auprès de 25 cardiologues américains d’une même clinique, dont 10 utilisaient des scribes. La productivité des spécialistes avec scribes s’est accrue de 10 %, avec 84 nouveaux patients et 423 patients en suivi de plus sur une année. Cela a généré un revenu total additionnel de 1 372 694 $US pour la clinique, contre une dépense de 98 588 $ pour les scribes. Les cardiologues ont estimé à 2,5 le nombre d’heures par jour que les scribes leur ont épargné. Ils se sont toutefois trouvés pressés par cette expérience, qui leur a demandé de s’adapter à un changement assez important en peu de temps.

Une autre étude2 a été menée en 2013 dans deux unités d’urgence américaines, soit au Northwest Hospital à Randallstown, au Maryland, et au Saint Peter’s University Hospital, à New Brunswick, au New Jersey, et conclut dans son cas à une productivité accrue de 20 %.

Mais ces diverses études sont pour la plupart petites et comportent des limites. C’est ce qu’affirme Kate Dubé3, rattachée à l’unité de médecine familiale et communautaire de l’Université de Californie à San Francisco. Il faut selon elle des études méthodologiquement plus rigoureuses et plus poussées sur l’utilisation des scribes médicaux dans le cadre des soins primaires.

L’emploi de scribes pourrait contribuer à tenir l’épuisement professionnel à l’écart, estiment les signataires d’une autre de ces études. Ils suggèrent d’analyser cette question plus en profondeur, en raison du lien entre cette maladie professionnelle et la charge de travail, la perte d’autonomie et la lourdeur du travail administratif.

LE MÉDECIN RESTE MAÎTRE DE LA NOTE AU DOSSIER

Y a-t-il des risques à embaucher un scribe ? Il s’agit après tout d’une tâche délicate. Le scribe sera-t-il capable de capter avec assez d’exactitude l’information que le médecin s’attend à retrouver dans le dossier ?

L’Association canadienne de protection médicale (ACPM) a eu vent de la croissance de l’usage des scribes aux États-Unis et de leur apparition graduelle au Canada. C’est pourquoi elle a consacré un article aux scribes médicaux en février dernier. « Nous voulons nous assurer que les médecins sont bien au fait des obligations qu’ils ont dans ce domaine et leur indiquer quels sont les risques à inviter un nouveau membre dans leur équipe de soins, spécifie la Dre Lorraine LeGrand Westfall, directrice des Affaires régionales et chef de la protection des renseignements personnels à l’ACPM. L’ACPM veut leur rappeler qu’il y a des règles déontologiques, professionnelles et légales pour la tenue du dossier, de même qu’il importe de maintenir la confidentialité de l’information. »

« Le médecin demeure toujours responsable de la note médicale inscrite au dossier. Il doit prendre le temps de la lire et de s’assurer de l’exactitude des informations avant de la signer », explique Leslie Labranche, porte-parole du Collège des médecins du Québec.

Autre considération importante : le patient est-il à l’aise avec la présence d’un scribe lors d’une consultation, où circulent souvent des renseignements sensibles? Le médecin a l’obligation de le présenter au patient et d’indiquer la nature de sa tâche. Le patient a toujours le dernier mot. S’il est mal à l’aise, le scribe doit quitter la pièce. Le scribe, de son côté, doit avoir signé une entente de confidentialité avec son employeur.

Selon ce qu’a observé le Dr Hugo Viens lors de sa visite à l’Hôpital général juif, les patients acceptent cette tierce personne durant l’entrevue sans problème. Le Dr Alan Azuelos soutient que les patients réagissent bien. Certains trouvent cela formidable, d’autres voient bien que le scribe aide vraiment le médecin à travailler.

Jusqu’à maintenant, l’ACPM n’a eu connaissance d’aucune plainte déposée auprès d’un ordre professionnel médical ni d’aucune action en justice. « Il n’y a pas un règlement quelconque qui s’oppose à leur travail auprès du médecin », indique Leslie Labranche. Le scribe peut également ajouter des notes au dossier médical électronique.

Selon Steven Graves, l’un des responsables de Medical Scribes of Canada : « La responsabilité du médecin consiste à examiner la qualité de la note à la fin de la consultation, donc essentiellement à la relire et à la signer, ce qui prend moins de temps que de l’écrire lui-même. » C’est également ce que croit Alan Azuelos, qui se réjouit que la note soit presque toujours signée à sa sortie de la salle d’examen.

« Même si on parle d’une personne de plus, il y a une grande plus-value dans la relation médecin-patient, dans la clarté des notes qui sont prises et dans leur valeur médico-légale probablement aussi. Le Collège des médecins trouvera sûrement que des dossiers montés et tenus par des scribes en partenariat avec des médecins seront plus faciles à
consulter et à déchiffrer. »

LA FORMATION DES SCRIBES

Aux États-Unis, l’American College of Medical Scribe Specialists s’occupe de la formation des candidats. Il établit des standards pour la certification et décerne le Certified Medical Scribe Specialist. Ce fournisseur s’occupe aussi de la formation de ce côté-ci de la frontière, de même que Medical Scribes of Canada (MSC), une société canadienne. Cette dernière a élaboré le Medical Scribe Training Program. Le candidat retenu est interviewé par un panel regroupant un représentant de MSC, un scribe expérimenté et un médecin.

Vient ensuite la formation, qui comprend aussi des modules sur la confidentialité, la prévention des infections, la sécurité sur les lieux de travail et la gestion du patient. Les candidats ayant réussi les examens font ensuite des stages dans différents milieux, sous la supervision d’un médecin et d’un représentant de MSC, avec évaluation constante et rétroaction, jusqu’à ce qu’ils soient considérés comme autonomes pour seconder le médecin. Ils sont alors certifiés MSC. « Ils ont eu une très solide formation avant d’arriver chez nous », indique Alan Azuelos. « Ce métier exige une grosse courbe d’apprentissage, illustre Matthieu McKinnon, un scribe qui pratique au Queensway Carleton Hospital, à Nepean, près d’Ottawa. Il y a beaucoup de matière à apprendre avant d’être confortable. Mes cours d’anatomie en sciences de la santé m’ont aidé. » Après avoir noté l’essentiel de la rencontre médecin-patient, le scribe se procure aussi les formulaires nécessaires (laboratoire, radiologie, etc.), les remplit et transfère le tout au médecin afin qu’il les révise et les signe. « Il arrive que le médecin fasse de petites corrections, mais tout se passe généralement bien », affirme Matthieu McKinnon. « Un commentaire qui revient souvent, c’est que nous augmentons la joie de travailler des médecins, parce que nous leur enlevons la plupart des aspects administratifs du métier », ajoute-t-il.

Alan Azuelos a lu pas mal de recherches sur les scribes avant de lancer le projet dans son lieu de travail. « Elles s’attardent presque toujours à la productivité et aux coûts, mais pas sur le bonheur et la bonne humeur du médecin », déplore-t-il. Pour lui, c’est ce qui importe. « Tous les médecins me disent qu’ils ne peuvent plus travailler sans leur scribe parce qu’ils se sentent beaucoup plus légers à la fin de leur quart de travail », illustre-t-il. C’est pourquoi le projet initial à l’Hôpital général juif est immédiatement devenu une réalité permanente. Il pense d’ailleurs que le travail du scribe se prête particulièrement bien à l’urgence. Aux États-Unis, ces employés travaillent aussi dans beaucoup d’autres unités.

Selon Steven Graves, les médecins qui commencent à travailler avec un scribe continuent ensuite d’en embaucher un. C’est aussi le cas au Queensway Carleton Hospital. À l’urgence, la majorité le fait. Certains scribes reçoivent une formation additionnelle pour être à l’aise dans des départements comme l’oncologie chirurgicale ou l’orthopédie.

Devrait-on les recommander à tout médecin ? « À l’AMQ, nous sommes en faveur de l’innovation, de l’interdisciplinarité et de l’amélioration de l’organisation des services, précise Hugo Viens. Mais nous devons rester prudents. Nous manquons de recul pour dire dans quels milieux la présence des scribes pourrait apporter une plus-value aux médecins. Dans le milieu où j’en ai vu, ils étaient à la disposition des médecins, et ce sont ces derniers qui choisissaient s’ils voulaient travailler avec eux ou non. » Alan Azuelos les recommanderait-il aux autres collègues médecins ? « Absolument, lance-t-il. Je sais que, dans d’autres hôpitaux, beaucoup de médecins ont de l’intérêt pour cela. »

INFORMER L’ENTOURAGE PROFESSIONNEL

Avant que des scribes puissent accompagner des médecins dans leur travail à l’hôpital, ce dernier doit en être informé. Ça ne se fait pas du jour au lendemain. À l’Hôpital général juif, l’administration, les archives médicales, l’informatique, les ressources humaines, les infirmières, les coordonnateurs d’unités, etc., ont été rencontrés. Certains travailleurs craignaient que les scribes empiètent sur leurs prérogatives. Mais ce n’est pas le cas. Ils ne font rien d’autre que ce que le médecin fait lui-même.

Si un cabinet privé désirait s’adjoindre des scribes, il devrait obtenir des recommandations générales auprès du Collège des médecins ou de l’ACPM en matière de confidentialité, de professionnalisme et de vérification du passé criminel d’un individu, suggère Alan Azuelos.

Pour joindre Guy Sabourin 

 

RÉFÉRENCES

  1. Bank, Alan J. et Gage, Ryan M. (2015). Annual impact of scribes on physician productivity and revenue in a cardiology clinic, ClinicoEconomics and Outcomes Research, 7, 489-495.
  2. Are medical scribes worth the investment? Becker’s Hospital Review, 13 juin 2013
  3. Dubé, Kate. Re: The Use of Medical Scribes in Health Care Settings: A Systematic Review and Future Directions. Journal of the American Board of Family Medicine, Septembre-Octobre 2015, vol. 28, no. 5, 684-685.

 

Publié dans

Guy Sabourin

Guy Sabourin est journaliste et rédacteur pour différents médias et publications.